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有关公司的规定

分类:公司企业常用法规   更新:2015/6/11   来源:本站原创

  第一百二十四条 上市公司设董事会秘书,负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理,办理信息披露事务等事宜。

  【释义】

  本条是关于公司的规定。

  随着我国《公司法》的修订,我国关于董事会秘书的立法正逐步走出起步阶段,董事会秘书的法律制度逐步走向规范化,以期真正发挥董事会秘书在现代公司治理中的作用。根据在我国修改后的《上市公司章程指引》的规定,董事会秘书主要职责有:(1)负责公司股东大会的相关文件及筹备、记录、文件保管事宜;(2)负责董事会会议的相关文件及筹备、记录、文件保管事宜;(3)负责公司股权管理;(4)负责办理信息披露事务。

  〖评析〗

  董事会秘书在英美公司法上被称作公司秘书,最早追溯到1841年的英国法报告的案例中。董事会秘书制度的发展在英国基本可以分为三个阶段:最初,董事会秘书仅作为公司的普通雇员,处理一些文书事务,与普通的“秘书”无本质区别,在公司法上甚至没有规定董事会秘书制度是公司的法定机关。1948年,公司法仍然明确规定当缺乏明确的授权时,董事会秘书的职权仅限于公司的内部管理事项。第二阶段,董事会秘书所承担的责任越来越多,在公司中的地位日益上升,开始发挥重要作用,1971年,董事会秘书作为公司法定机关的地位得到确认,其职权扩大到可作为公司代理对外签订合同。英国1985年公司法和1989年公司法都对董事会秘书的任职资格、职权与责任等方面进行了更为详细的规定,特殊属性的赋予使董事会秘书开始在公司治理结构中成为关键因素。第三阶段,在20世纪末期,董事会秘书的地位和职能被重新认识,出台了一些关于公司董事会秘书设立可由公司自主决定的规定。2002年,英国政府出版白皮书提出取消立法中对小型私人公司董事会秘书的强制性规定。争议意见来源于由此可能引发的董事会秘书职能的缺位,即一个有效的董事会秘书是保证“不老实”的董事不偏离正常轨道的主要制约因素,不设立董事会秘书会在一定程度上减少了对董事滥用职权行为的制约力。

  董事会秘书作为高管人员在中国公司设置,经历了从境外上市的外资殷,到境内上市的外资股,再到境内上市的内资股的渐进过程。中国公司法上的董事会秘书制度开始于深圳市,1993年,深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定,董事会设秘书,秘书负责董事会的日常事务,受董事会聘任,对董事会负责。1996年3月,上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了《关于B股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》,要求B股公司必须设立董事会秘书,董秘为公司高管人员,明确提出任职条件和职权,旨在规范上市公司行为,提高董事会工作效率,保护投资者利益。1996年8月,上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(试行)》,明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书,强调董事会秘书为高级管理人员,同时提出五条任职条件,九条职权范围,六条任免程序,以及三条法律责任,基本确认了董事会秘书制度的框架。1997年3月,上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》,强调建立董事会秘书例会制度,涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面,该通知对支持和推动董事会秘书工作,提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997年12月,中国证监会发布《上市公司章程指引》,专章列示“董事会秘书”条款,要求所有上市公司都必须配备董事会秘书,作为上市公司的“根本法”真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。2001年,深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中都肯定董事会秘书为高管人员,并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定。2004年,沪深证券交易所修订的新版《股票上市规则》中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责,一增加了董事会秘书职权范围的规定,董事会秘书有权要求公司董事、监事和其他高级管理人员对其工作予配合与支持;新《规则》对董事会秘书任职资格提出更高的要求,并明确规定上市公司不得无故解聘董事会秘书,规范了公司在董事会秘书出现空缺、不能履行职责等特殊情况下的应对措施。新《规则》表明,董事会秘书的任命并不只是公司内部的事情,董事会秘书成为投资者与上市公司沟通的重要桥梁。

  [page]   在英美法系国家,董事会秘书制度设置的最初目的是为了完善公司内部的管理,使公司运转更加规范和协调。它随着公司制度的发展而衍生,并从公司法角度进行规制。在中国设立董事会秘书制度的主要目的是为了满足公司上市后的规范运作和监管要求,也更多地表现为证监会和证券交易所从证券法的角度进行规制。纵观中国与在英美法系国家董事会秘书制度设立与制度变迁,其核心区别体现在立法目的、法规的制度主体及对公司治理的影响三个方面。在各国董事会秘书制度的发展中,共同之处是当面对取消董事会秘书强制性规定的建议时,都会伴有争议或否决,这在一定程度上说明了董事会秘书在公司发展中日益重要的地位和作用。

  英美法系国家董事会秘书的法律地位经过了一个不断上升的过程。在英国,董事会秘书的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行政管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董事会秘书在公司管理方面的职权具体包括:(1)参加包括董事会会议在内的公司的所有会议,并负责会议记录;(2)保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件,并证明其与其副本的真实性;(3)认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当,或均为法律所要求;(4)作为公司印章的保管人,并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权}(5)根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露有关文件和信息;(6)与总裁或一名副总裁一起,签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书;(7)据董事会的随时指定,主持处理其他属于董事会秘书处职责的事务等。

  在我国,根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定,上市公司均应设立董事会秘书。董事会秘书属于公司组织机构的一部分,作为上市公司高级管理人员,负责处理董事会执行职权所产生的事务,但缺乏规范性,很多公司董事会秘书难有实质意义的高管地位。大型国有企业改制后的上市公司,董事会秘书的地位和收人大多与部门中层管理人员相当,很难发展为尽职的高管人员,更无法实现披露、协调及监管联络的治理职能。

  与英国公司法规定有限责任公司和股份有限公司均需设立董事会秘书不同,我国新公司法只规定上市公司须设立董事会秘书,而对未上市的股份有限公司和有限责任公司却没有同样的规定。实践中,董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用,为了健全公司组织机构,更好地发挥董事会职能,应当尽早将相关证券规章中涉及公司治理结构及董事会秘书的章目纳入公司法规定。凡依照《公司法》所成立的公司均应设立董事会秘书,并明确其作为公司高级管理人员的法律地位。

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